DDMS 2.0 Succesverhaal Dato’ Dr. Suhazimah Dzazali
GCIO, MAMPU Het is een geweldige ervaring geweest om met Crest te werken en Alfresco Digital Platform te gebruiken voor ons DDMS 2.0 project. Wij danken Crest Infosolutions voor hun voortdurende ondersteuning in dit unieke project.
Oplossingsoverzicht
Digital Document Management System (DDMS) is een systeem voor elektronisch documentbeheer dat voor het eerst werd geïntroduceerd in 2014. Dit project is een van de initiatieven in het kader van de National Key Economics Area (NKEA), Communications, Content and Infrastructure (CCI), Entry Point Project (EPP) 6, eGovernment – Paperless Government. In lijn met de Nationale Blauwe Oceaan Strategie (NBOS), leidde het MAMPU de ontwikkeling van dit project samen met het Nationaal Archief van Maleisië, dat een expert is in archiefbeheer. Door gebruik te maken van cloud computing technologie is DDMS 2.0 24/7 toegankelijk via internet. Deze technologie en de unieke functies van DDMS 2.0 hebben 205 instanties, waaronder alle ministeries, aangemoedigd om vanaf juni 2021 deel te nemen. Het aantal actieve gebruikers is inmiddels opgelopen tot 35.000, die regelmatig bestanden uploaden, delen en opvragen. De bemoedigende adoptiegraad door de ministeries en agentschappen werd ingegeven door de behoefte aan een oplossingsgerichte aanpak om verspilling van middelen te minimaliseren en de toegankelijkheid, snelheid en transparantie van de overheidsdiensten te vergroten. Door de introductie van de nieuwe versie van DDMS zal dit systeem naar verwachting in 2020 worden uitgebreid naar de hele publieke sector om ervoor te zorgen dat het beheer van overheidsdocumenten elektronisch wordt beheerd, zodat de doelstelling om de Maleisische overheid papierloos te maken wordt gehaald.
Hoogtepunten
- Ingezet in een veilige en schaalbare privécloud.
- Multi-tenant platform voor meerdere agentschappen.
- MS ISO 16175-2: 2012 Informatie en documentatie
- Dynamisch bestandsplan en taxonomie.
- Ondersteuning voor open en vertrouwelijke dossiers in één archief.
- Behandelt de volledige levenscyclus van records, van creatie tot verwijdering en veilige vernietiging.
