Untuk mendukung misi kepatuhan dan pengawasan, sebuah lembaga regulasi terkemuka di Malaysia bermitra dengan Crest Infosolutions untuk mengubah cara mereka mengelola, mengamankan, dan mengotomatiskan proses terkait konten. Dengan mengimplementasikan Alfresco Digital Business Platform, lembaga tersebut kini mendapatkan manfaat dari sistem terpadu untuk manajemen dokumen, otomatisasi alur kerja, dan tata kelola catatan elektronik, semuanya terintegrasi di seluruh ekosistem digitalnya, termasuk CRM, portal, dan platform kode rendah.
Lembaga ini memainkan peran penting dalam meregulasi, melisensikan, dan memantau sektor utama di ranah publik dan ekonomi Malaysia. Lembaga ini berfungsi sebagai otoritas pusat untuk memastikan kepatuhan regulasi dan transparansi operasional di ratusan organisasi. Dalam menjalankan tugas-tugas ini, lembaga tersebut menangani volume tinggi dokumen, aplikasi, dan catatan sensitif—banyak di antaranya memerlukan tata kelola yang ketat, retensi jangka panjang, dan kolaborasi yang efisien antar departemen.
Untuk memenuhi mandatnya dan meningkatkan penyampaian layanan kepada pemangku kepentingan, lembaga tersebut meluncurkan inisiatif modernisasi digital yang berpusat pada otomatisasi proses konten, memastikan akses aman ke informasi, dan menanamkan kepatuhan ke setiap lapisan operasional.
Infrastruktur konten lama lembaga tersebut terfragmentasi di berbagai departemen, dengan proses berbasis kertas dan repositori dokumen yang terisolasi menciptakan inefisiensi. Pengajuan regulasi, memo internal, persetujuan, dan catatan arsip dikelola secara manual atau melalui sistem yang terputus, mengakibatkan penundaan, duplikasi, dan risiko kepatuhan.
Seiring dengan menjadi prioritas nasional, penyampaian layanan digital, lembaga tersebut membutuhkan platform yang aman dan terpusat yang dapat menyederhanakan alur kerja, mengotomatiskan persetujuan, menegakkan kebijakan retensi catatan, dan berintegrasi dengan ekosistem digitalnya yang lebih luas. Solusi baru apa pun harus tangguh dan adaptif—mampu memenuhi tuntutan tata kelola saat ini sambil meletakkan dasar bagi inovasi di masa depan.
Bekerja sama erat dengan tim internal lembaga, Crest Infosolutions memimpin implementasi menyeluruh Alfresco Digital Business Platform, sebuah solusi terbuka berbasis cloud yang dirancang untuk menyatukan manajemen dokumen, proses, dan catatan dalam satu arsitektur yang skalabel.
Platform ini kini mendukung fungsi konten penting di seluruh lembaga, termasuk alur kerja otomatis untuk perizinan, penanganan kasus, dan persetujuan internal. Alfresco Process Services memungkinkan lembaga untuk memodelkan, menerapkan, dan mengoptimalkan proses bisnis menggunakan standar BPMN, secara signifikan mengurangi waktu dan upaya yang terlibat dalam perutean manual.
Untuk memenuhi persyaratan kepatuhan sektor publik, Crest juga mengimplementasikan Alfresco Records Management, memungkinkan lembaga untuk menegakkan klasifikasi dokumen, retensi, dan auditabilitas yang ketat di seluruh arsip digitalnya.
Selain kemampuan konten dan alur kerja inti, Crest menyediakan integrasi tanpa batas dengan lanskap TI lembaga yang ada—termasuk portal yang menghadap publik, sistem CRM, dan platform aplikasi kode rendah OutSystems. Integrasi ini memungkinkan perjalanan digital ujung ke ujung: mulai dari pengajuan formulir di portal hingga persetujuan internal, pembaruan CRM, dan penyimpanan dokumen yang aman—semuanya dilacak dan diatur dalam Alfresco.
“Merupakan suatu kehormatan sejati untuk berkolaborasi dalam proyek transformasi digital inovatif ini, mendorong batas-batas inovasi bersama klien yang visioner.”
Lembaga ini kini beroperasi dengan tulang punggung digital yang jauh lebih gesit dan aman. Hambatan manual telah digantikan dengan alur kerja otomatis, mengurangi waktu penyelesaian proses dari minggu menjadi hari—atau bahkan jam dalam beberapa kasus. Tim internal mengakses repositori terpadu untuk dokumen dan catatan, meningkatkan kolaborasi dan memastikan tata kelola yang konsisten di seluruh departemen.
Integrasi dengan CRM dan portal memungkinkan lembaga untuk melayani warga dan pemangku kepentingan dengan lebih efektif, dengan akses real-time ke aplikasi, persetujuan, dan berkas kasus. Kepatuhan catatan telah meningkat secara dramatis, dengan aturan retensi dan jejak audit secara otomatis ditegakkan sesuai dengan standar pemerintah.
Yang terpenting, lembaga ini kini memiliki platform siap masa depan yang mendukung inovasi berkelanjutan—baik melalui aplikasi kode rendah yang diperluas, layanan konten berbasis AI, atau analitik canggih.
Crest Infosolutions membawa keahlian yang terbukti dalam manajemen konten, otomatisasi proses bisnis, dan integrasi sistem, memastikan transisi yang mulus dari sistem lama ke platform digital yang modern dan patuh. Dengan menyelaraskan arsitektur teknologi dengan kebutuhan regulasi, Crest memberdayakan lembaga untuk mencapai transformasi digital dalam skala besar—sambil menjaga keamanan, tata kelola, dan keunggulan operasional di garis depan.
