Nu organisaties steeds meer het belang inzien van moderne contentmanagementsystemen, heeft het naderende einde van de levensduur van SharePoint 2016 en 2019 vragen opgeroepen over de toekomstige gereedheid. Microsoft heeft aangekondigd dat SharePoint 2016 en 2019 in 2026 het einde van hun levensduur zullen bereiken, wat bedrijven ertoe aanzet om alternatieven te onderzoeken die duurzaamheid, flexibiliteit en robuuste functionaliteit garanderen. Een aantrekkelijke optie is Alfresco, een modern, krachtig, veilig en schaalbaar EnterpriseContent Management (ECM) systeem dat uitgebreide mogelijkheden biedt voor documentbeheer, records management en compliance, workflow/BPM, rapportage en analyse en AI-mogelijkheden.

 

Het naderende einde van SharePoint 2019 en de beperkingen van SharePoint Server Subscription Edition (SPSE)

Microsoft heeft duidelijk aangegeven dat SharePoint 2016 en 2019 na 2026 geen updates, beveiligingspatches of ondersteuning meer zullen ontvangen. Dit brengt aanzienlijke risico’s met zich mee voor organisaties die vertrouwen op het platform, waaronder een verhoogde kwetsbaarheid voor beveiligingsrisico’s en complianceproblemen. Voor meer informatie hierover kun je de officiële documentatie van Microsoft raadplegen. SharePoint Server Subscription Edition (SPSE) is geïntroduceerd als opvolger, maar heeft zijn eigen beperkingen. Organisaties hebben te maken met beperkingen met betrekking tot aanpassingen en workflows, wat innovatie en aanpassingsvermogen in de weg kan staan. De beperkingen op maatwerkoplossingen betekenen dat het voor bedrijven een uitdaging kan zijn om efficiënt aan hun unieke vereisten te voldoen. Daarnaast melden organisaties vaak frustraties met de workflow en Business Process Management (BPM) mogelijkheden van SPSE, wat leidt tot operationele inefficiënties. Gezien deze uitdagingen is het cruciaal voor bedrijven om alternatieven te onderzoeken die niet alleen de risico’s beperken, maar ook de operationele mogelijkheden verbeteren.

 

Beperkingen van SharePoint Server Subscription Edition (SPSE)

Hoewel de introductie van SharePoint Server Subscription Edition (SPSE) een aantal moderne functies biedt, heeft het ook belangrijke beperkingen waar organisaties rekening mee moeten houden:

1. Aanpassingsmogelijkheden: SPSE behoudt de traditionele aanpassingsmethoden uit eerdere SharePoint-versies, wat de flexibiliteit kan beperken die nodig is in de snelle digitale omgeving van vandaag. Aanpassingen vereisen vaak aanzienlijke ontwikkelingsmiddelen en de afhankelijkheid van oude methoden kan resulteren in een langzamere aanpassing aan veranderende bedrijfsbehoeften.
2. Workflow en Business Process Management (BPM): SPSE mist de robuuste, intuïtieve workflowmogelijkheden die moderne bedrijven nodig hebben. Hoewel het een aantal automatiseringsfuncties bevat, kunnen organisaties het een uitdaging vinden om complexe workflows effectief te implementeren. Alfresco, daarentegen, blinkt uit in BPM met ingebouwde tools die naadloze automatisering en beheer van processen mogelijk maken.
3. Afhankelijkheid van het Microsoft ecosysteem: Organisaties die kiezen voor SPSE kunnen sterk afhankelijk worden van het Microsoft ecosysteem, wat de integratie met andere platformen en diensten kan beperken. Deze vendor lock-in kan innovatie en flexibiliteit in de weg staan en dwingt bedrijven om hun workflows aan te passen aan de beperkingen van Microsoft in plaats van oplossingen op maat te maken voor hun specifieke behoeften.
4. Frequente updates: SPSE werkt op basis van een abonnementsmodel, dat weliswaar regelmatige updates biedt, maar ook voor uitdagingen kan zorgen. Frequente updates kunnen werkstromen verstoren en vereisen voortdurende training van werknemers om de veranderingen bij te houden.

 

De risico’s van bij SharePoint SPSE blijven

1. Gevolgen voor de kosten: Hoewel SPSE op de korte termijn een kosteneffectieve oplossing lijkt, kunnen de financiële gevolgen op de lange termijn aanzienlijk zijn door de lopende abonnementskosten, mogelijke aanpassingskosten en de noodzaak van voortdurende training.
2. Verkoper gebonden: Blijven bij SPSE kan organisaties opsluiten binnen het Microsoft ecosysteem, wat de flexibiliteit vermindert en de integratiemogelijkheden met andere technologieën beperkt.
3. Aanpassingsbeperkingen: De beperkingen op aanpassingen kunnen organisaties ervan weerhouden om het platform aan te passen aan hun specifieke bedrijfsprocessen, wat kan leiden tot ontevredenheid bij de gebruikers.
4. Overgangskosten: Als organisaties uiteindelijk besluiten om weg te migreren van SPSE, kunnen ze in de toekomst voor aanzienlijke kosten en inspanningen komen te staan.
5. Verouderde functies: Organisaties lopen het risico achter te blijven op het gebied van functies en functionaliteit naarmate de technologie zich ontwikkelt, vooral wanneer ze vertrouwen op een ouder platform.
6. Beperkingen in ondersteuning: Het abonnementsmodel van SPSE kan leiden tot onvoorspelbare kosten en variabele niveaus van ondersteuning, afhankelijk van het gekozen abonnementsniveau.
7. Beveiligingsrisico’s:Naarmate organisaties achterlopen met het invoeren van updates en patches, worden ze vatbaarder voor kwetsbaarheden in de beveiliging. Gezien het cruciale belang van gegevensbeveiliging vormt het vertrouwen op een systeem dat mogelijk verouderd raakt een aanzienlijk risico.

 

Waarom kiezen voor Alfresco?

Voor organisaties die op zoek zijn naar een self-hosted ECM-oplossing die voldoet aan zowel de huidige als toekomstige behoeften, biedt Alfresco een robuust alternatief. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van een migratie naar Alfresco:

 

1. Schaalbaarheid voor miljarden documenten

Alfresco is ontworpen om enorme hoeveelheden content te verwerken, waardoor het geschikt is voor organisaties die anticiperen op groei of die te maken hebben met grote datasets. Met de mogelijkheid om te schalen naar miljarden documenten, biedt Alfresco de noodzakelijke infrastructuur voor grote ondernemingen, overheidsinstellingen en organisaties met uitgebreide content management behoeften.

 

2. Voldoen aan de normen voor archiefbeheer van het DoD

Alfresco’s records management mogelijkheden zijn in overeenstemming met de standaarden van het Department of Defense (DoD), in het bijzonder DoD 5015.02 voor records management en DoD 8180.01 voor electronic records management. Deze standaarden zorgen ervoor dat organisaties hun records effectief kunnen beheren terwijl ze voldoen aan strenge wettelijke vereisten. Alfresco bevat functies voor retentie, dispositie en auditing, waardoor organisaties de naleving van overheids- en industrienormen efficiënt kunnen handhaven.

 

3. Robuuste workflow- en BPM-mogelijkheden

Alfresco biedt geavanceerde workflow en Business Process Management (BPM) mogelijkheden, in overeenstemming met BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) standaarden. Deze compliance stelt organisaties in staat om hun bedrijfsprocessen effectief te automatiseren en te stroomlijnen. Met de intuïtieve interface kunnen gebruikers workflows creëren, wijzigen en bewaken, waardoor de samenwerking verbetert en operationele knelpunten worden verminderd. Het platform ondersteunt zowel gestructureerde als ongestructureerde workflows, waardoor het tegemoet komt aan uiteenlopende bedrijfsbehoeften.

 

4. Krachtige rapportage en analyse

Alfresco’s rapportage- en analysefuncties stellen organisaties in staat om waardevolle inzichten te verkrijgen uit hun content. Het platform biedt aanpasbare dashboards, statistieken en rapportage tools die helpen bij het bijhouden van gebruik, prestaties en compliance. Door gebruik te maken van data-analyse kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen die efficiëntie en effectiviteit stimuleren.

 

5. Mobiele mogelijkheden

In een steeds mobielere wereld biedt Alfresco robuuste mobiele mogelijkheden, waardoor gebruikers overal toegang hebben tot documenten, deze kunnen beheren en eraan kunnen samenwerken. Met speciale mobiele apps en responsive design, kunnen gebruikers productief blijven, ongeacht hun locatie, het verbeteren van de samenwerking en responsiviteit.

 

6. Open API en uitbreidbaarheid

Alfresco’s open API-architectuur zorgt voor een naadloze integratie met verschillende applicaties. Deze flexibiliteit vergemakkelijkt aangepaste oplossingen op maat van specifieke organisatorische behoeften, waardoor bedrijven een verbonden ecosysteem rond hun content management processen kunnen bouwen.

 

7. AI- en automatiseringsfuncties

Alfresco bevat kunstmatige intelligentie en machine learning mogelijkheden om content management te verbeteren. Functies zoals geautomatiseerde metadata tagging, document samenvatting, content classificatie, PII detectie en redactie en voorspellende analyses stellen organisaties in staat om meer waarde uit hun content te halen en gebruikerservaringen te verbeteren.

 

8. Flexibele inzetmogelijkheden

Alfresco ondersteunt de implementatie op verschillende platformen, waaronder containers en Kubernetes, waardoor het geschikt is voor moderne, cloud-native architecturen. Deze flexibiliteit stelt organisaties in staat om implementatiemethoden te kiezen die het beste passen bij hun infrastructuurbehoeften. Daarnaast kan Alfresco worden ingezet op verschillende besturingssystemen, waaronder Red Hat en SUSE Linux, en ondersteunt het een reeks databases, waaronder MariaDB, MySQL en PostgreSQL. Deze brede compatibiliteit zorgt ervoor dat organisaties Alfresco met gemak kunnen integreren in hun bestaande IT-omgevingen.

 

Vergelijkingstabel inzet

Hier is een vergelijkend overzicht van de compatibiliteit tussen Alfresco en SharePoint met betrekking tot besturingssystemen, databases, containerplatformen en cloudintegratie:

Kenmerken	Alfresco	SharePoint
Besturingssystemen	Red Hat, SUSE Linux, Ubuntu, Windows Server	Windows Server
Ondersteunde databases	MariaDB, MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server	Microsoft SQL Server
Container/Kubernetes ondersteuning	Kubernetes (EKS, GKS), SUSE Rancher, Red Hat OpenShift	Beperkt, voornamelijk Windows-gebaseerde omgevingen
Integratie met Object Storage	Ondersteuning voor S3 Object Storage	Beperkt, gebruikt voornamelijk SharePoint-opslag
Compatibiliteit met de cloud	Flexibel met verschillende cloudproviders, waaronder AWS, Azure, Google Cloud Platform, Oracle Cloud en IBM Cloud.	Voornamelijk Azure

 

Migreren van SharePoint naar Alfresco: Een strategische aanpak

De overgang van SharePoint naar Alfresco vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Hieronder volgt een stap-voor-stap aanpak om een soepele migratie te vergemakkelijken.

 

1. Beoordeling en planning

Begin met een uitgebreide beoordeling van uw bestaande SharePoint-omgeving. Identificeer de content, workflows en aangepaste oplossingen die moeten worden gemigreerd. Inzicht in de reikwijdte van de migratie helpt bij het bepalen van duidelijke doelstellingen en tijdlijnen.

 

2. Kies de juiste Alfresco implementatie

Alfresco biedt meerdere implementatiemogelijkheden: on-premise, cloud of hybride. Beoordeel de behoeften van uw organisatie, inclusief compliance en infrastructuurvereisten, om de meest geschikte implementatiestrategie te bepalen.

 

3. Gegevens in kaart brengen en opschonen

Maak een gedetailleerde mapping van je SharePoint content en workflows naar hun overeenkomstige elementen in Alfresco. Dit proces zal helpen om te begrijpen hoe u uw content effectief kunt structureren in Alfresco. Overweeg bovendien om verouderde of overbodige gegevens op te ruimen vóór de migratie om het proces te stroomlijnen.

 

4. Geautomatiseerde tools voor gegevensmigratie

Gebruik geautomatiseerde tools voor gegevensmigratie om de overdracht van content van SharePoint naar Alfresco te vergemakkelijken. Tools zoals het migratiecentrum kunnen helpen bij het automatiseren van het migratieproces, waardoor de handmatige inspanning wordt verminderd en het risico op fouten wordt geminimaliseerd. Deze tools ondersteunen meestal bulkmigratie, waardoor je op een efficiënte manier grote hoeveelheden documenten, metadata en zelfs workflows naar Alfresco kunt verplaatsen.

 

5. Ontwikkeling van maatwerk en integratie

Maak gebruik van Alfresco’s open API om noodzakelijke aanpassingen en integraties met bestaande applicaties te ontwikkelen. Deze flexibiliteit stelt organisaties in staat om hun ECM-oplossing op maat te maken om effectief aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen.

 

6. Gebruikerstraining en veranderingsbeheer

Implementeer een robuust trainingsprogramma voor gebruikers om hen vertrouwd te maken met Alfresco’s interface en functies. Change management is van cruciaal belang om de gebruikersadoptie te verzekeren en verstoringen tijdens de overgang te minimaliseren.

 

7. Testen en uitrollen

Voer pilottesten uit met een selecte groep gebruikers om het nieuwe systeem te evalueren en feedback te verzamelen. Deze aanpak maakt noodzakelijke aanpassingen mogelijk voordat het systeem volledig wordt uitgerold en zorgt ervoor dat de oplossing effectief voldoet aan de behoeften van de gebruikers.

 

8. Voortdurende ondersteuning en optimalisatie

Zorg na de migratie voor voortdurende ondersteuning om problemen aan te pakken en gebruikers te helpen zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Controleer regelmatig de systeemprestaties en feedback van gebruikers om de oplossing voortdurend te optimaliseren.

 

Conclusie

Nu SharePoint 2016 en 2019 het einde van hun levensduur naderen, moeten organisaties proactieve stappen ondernemen om een duurzame ECM-strategie veilig te stellen. Migreren naar Alfresco vermindert niet alleen de risico’s die gepaard gaan met verouderde technologie, maar opent ook de deur naar een groot aantal geavanceerde functies en mogelijkheden. Met schaalbaarheid voor miljarden documenten, compliance met strenge DoD-normen, robuuste workflow- en BPM-functies die voldoen aan BPMN 2.0, krachtige rapportage en analyses, en mobiele toegang, biedt Alfresco een uitgebreide oplossing voor de hedendaagse content management behoeften. Bovendien zorgt de open API-architectuur voor uitgebreide aanpassingsmogelijkheden, zodat organisaties hun oplossingen kunnen aanpassen aan unieke vereisten. De overgang naar Alfresco kan ontmoedigend lijken, maar met zorgvuldige planning en de juiste tools kunnen organisaties het migratieproces naadloos en efficiënt laten verlopen. Door te investeren in een ECM-oplossing die klaar is voor de toekomst, zoals Alfresco, kunnen organisaties hun contentmanagementprocessen verbeteren en zichzelf positioneren voor voortdurend succes in een steeds veranderend digitaal landschap. Voor meer informatie over SharePoint’s end-of-life beleid en SPSE beperkingen, bezoek de officiële Microsoftdocumentatie om geïnformeerde besluitvorming te garanderen. Omarm de toekomst van content management met Alfresco en ontgrendel het volledige potentieel van de digitale activa van uw organisatie.