Manajemen Arsip Elektronik berkemampuan AI untuk Sektor Publik, ISO 16175, 15489

Manajemen Arsip Perusahaan untuk Sektor Publik – arsip elektronik, fisik, dan hibrida pada satu platform yang terkelola

Platform manajemen arsip berbasis Alfresco untuk Direktur dan Kepala Manajemen Arsip: menangkap arsip dari sumber mana pun, menegakkan rencana berkas otomatis, menerapkan retensi dan penangguhan, serta memberikan pencarian dan pengambilan yang siap audit di seluruh arsip terbuka maupun rahasia.

Untuk Direktur Arsip

Standardisasi kebijakan, rencana berkas, dan retensi di seluruh instansi dan sistem.

Untuk Operasional Arsip

Kurangi pekerjaan manual dengan klasifikasi, penomoran, penangguhan, dan tugas otomatis.

Untuk Kepatuhan & Audit

Bukti yang siap audit dan keterlacakan untuk akses serta disposisi arsip.

Tata kelola arsip yang selaras dengan standar

Dirancang untuk program arsip pemerintah dengan penyelarasan terhadap standar arsip dan keamanan yang diadopsi secara luas.

DoD 8180.01

Pendekatan tata kelola dasar untuk kebijakan arsip dan kontrol siklus hidup.

ISO 15489

Prinsip manajemen arsip: keandalan, integritas, kegunaan.

ISO 16175

Persyaratan fungsional untuk arsip digital dan sistem rekam.

ISO 27001

Kerangka kerja manajemen keamanan untuk kontrol akses dan auditabilitas.

Catatan tentang kepatuhan

Kepatuhan standar bergantung pada konfigurasi kebijakan, prosedur operasi, dan audit. Platform ini menyediakan kontrol dan artefak yang biasanya diperlukan untuk mendukung program kepatuhan.

Tangkap → Klasifikasi → Kelola → Retensi → Tangguhkan → Transfer → Musnahkan → Preservasi

Siklus hidup arsip lengkap yang menangani arsip elektronik, fisik, dan hibrida secara konsisten, tanpa celah.

1) Tangkap dari sumber mana pun

Email, portal, berbagi berkas, sistem lini bisnis, dan dokumen fisik melalui pemindaian dengan OCR bawaan.

pindai • ingest • OCR

2) Rencana berkas & penomoran otomatis

Penetapan rencana berkas otomatis, aturan penomoran otomatis, dan metadata yang konsisten untuk klasifikasi dan pengambilan yang lebih cepat.

rencana berkas • penomoran otomatis

3) Repositori yang aman dan terukur

Repositori yang terukur dan terkelola untuk arsip dan bukti, mendukung model arsip elektronik dan hibrida.

skala • tata kelola

4) Kebijakan retensi secara default

Penerapan otomatis jadwal retensi, aturan batas waktu, dan pemicu berbasis peristiwa.

retensi • batas waktu • pemicu

5) Tugas penangguhan, transfer, pemusnahan

Penangguhan arsip berbasis alur kerja; tugas transfer dan pemusnahan yang dikelola dengan persetujuan dan auditabilitas.

tangguhkan • transfer • musnahkan

6) Pencarian & pengambilan (Teks lengkap + AI)

Pencarian teks lengkap ditambah penemuan berbantuan AI untuk menemukan bukti relevan lebih cepat di seluruh arsip besar.

teks lengkap • AI

Kapabilitas platform untuk program arsip di seluruh pemerintahan

Satu platform untuk arsip elektronik, pelacakan arsip fisik, dan arsip hibrida, siap untuk penerapan multi-instansi.

Arsip elektronik, fisik, dan hibrida

Kelola siklus hidup penuh arsip elektronik dan lacak berkas fisik/hibrida dengan lokasi, status, dan rantai kepemilikan.

e-arsip • fisik • hibrida

Penangkapan + pemindaian + OCR bawaan

Tangkap dari sumber mana pun, termasuk dokumen fisik melalui pemindaian dan OCR untuk meningkatkan pengindeksan dan kemudahan pencarian.

tangkap • pindai • OCR

Rencana berkas otomatis + penomoran otomatis

Terapkan rencana berkas secara otomatis dan hasilkan nomor arsip yang patuh secara konsisten di seluruh instansi dan kantor.

klasifikasi • penomoran

Retensi, penangguhan, transfer, pemusnahan

Otomatiskan retensi; kelola penangguhan hukum/administratif; jalankan tugas transfer dan pemusnahan terkontrol dengan persetujuan.

retensi • tangguhkan • disposisi

Pencarian teks lengkap + berkemampuan AI

Cari di seluruh arsip menggunakan teks lengkap dan penemuan berbantuan AI untuk memunculkan berkas dan konteks yang relevan lebih cepat.

temukan • ambil

Dukungan integrasi OAI

Mendukung standar Open Archives Initiative (OAI) untuk integrasi dan interoperabilitas arsip.

OAI • interoperabilitas

Akses berbasis peran dengan penanganan arsip terbuka dan rahasia

Terapkan kontrol akses berbasis peran yang kuat dan dukung tingkat klasifikasi di seluruh platform, memastikan hanya pengguna berwenang yang dapat mengakses konten sensitif.

Kontrol akses berbasis peran

Izin granular yang selaras dengan peran, unit, dan tanggung jawab organisasi.

Arsip Terbuka + Rahasia

Mendukung arsip terbuka dan tingkat rahasia seperti Konfidensial, Rahasia, dan Sangat Rahasia dengan akses terkontrol dan jejak audit.

Auditabilitas

Pertahankan bukti audit untuk akses, perubahan, peristiwa retensi, penangguhan, dan tindakan disposisi.

KONTROL KLASIFIKASI (MOCK)

Terbuka → Konfidensial → Rahasia → Sangat Rahasia

Arsip: R-2026-000184

Akses: Unit A (baca) • Petugas X (edit) • Audit: aktif

Arsip: R-2026-000219

Akses: Grup terbatas • Persetujuan ganda • Audit: aktif

Keterlacakan siap audit

akses • tindakan • penangguhan • tugas

Hasil: akses terkontrol ke konten rahasia dengan jejak audit yang dapat dipertanggungjawabkan.

On-premise, cloud, atau hibrida — ditambah imutabilitas dan preservasi jangka panjang

Terapkan sesuai dengan postur keamanan pemerintah dan kebutuhan kedaulatan data Anda, sambil mendukung arsip dan preservasi yang imutabel.

Penerapan fleksibel

Mendukung model penerapan on-premise, public cloud, private cloud, atau hibrida berdasarkan persyaratan instansi.

Imutabilitas melalui S3

Integrasi dengan penyimpanan objek yang kompatibel dengan S3 (host mandiri atau private cloud) untuk imutabilitas dan daya tahan arsip.

Preservasi jangka panjang

Pola preservasi untuk memastikan arsip tetap dapat diakses dan tepercaya selama cakrawala retensi yang panjang.

Multi-tenant di seluruh pemerintahan

Kapabilitas multi-tenant untuk satu platform yang melayani banyak instansi dengan tetap menjaga isolasi, kebijakan, dan pelaporan.

Repositori yang aman & terukur

Tingkatkan dari penerapan tingkat departemen ke program di seluruh pemerintahan dengan performa dan kontrol tata kelola yang dapat diprediksi.

Tanda tangan digital (SignDex)

Integrasikan alur tanda tangan digital (misalnya, SignDex) untuk mendukung penandatanganan arsip demi proses tanpa kertas dan jaminan pembuktian.

Pendekatan pengiriman: buktikan kepatuhan, lalu tingkatkan ke seluruh pemerintahan

Mulai dengan satu instansi atau satu domain arsip, validasi rencana berkas dan model retensi, lalu perluas.

FASE 1

Rencana berkas + penangkapan

Konfigurasikan rencana berkas otomatis, penomoran, dan ingesti (termasuk pemindaian/OCR) untuk domain arsip yang dipilih.

FASE 2

Retensi + penangguhan + tugas

Implementasikan jadwal retensi, penangguhan, tugas transfer dan pemusnahan, dengan persetujuan dan bukti audit.

FASE 3

Skala + preservasi

Perluas ke tenansi multi-instansi, integrasikan imutabilitas S3, dan resmikan preservasi serta integrasi arsip (OAI).

Langkah selanjutnya yang menentukan

Jalankan lokakarya tata kelola arsip selama 2–3 jam untuk mengonfirmasi model rencana berkas, tingkat klasifikasi, dan jadwal retensi—lalu kirimkan Fase 1 sebagai percontohan.

Jadikan tata kelola arsip dapat dipertanggungjawabkan — di seluruh arsip elektronik, fisik, dan hibrida

Kami akan menyelaraskan rencana berkas, jadwal retensi, kontrol klasifikasi, dan alur kerja disposisi Anda ke model operasi yang dapat diaudit—lalu tingkatkan ke penerapan multi-instansi.

Rencana berkas