Badan hukum publik utama Brunei mentransformasi operasionalnya dengan beralih dari alur kerja berbasis kertas ke lingkungan digital yang aman dan sepenuhnya dengan DigiWorks, yang didukung oleh Alfresco.
Sebagai badan hukum dan regulasi inti di Brunei, badan ini memainkan peran sentral dalam penyusunan undang-undang, penasihat hukum, dan mendorong reformasi hukum nasional. Dengan tanggung jawabnya yang terkait erat dengan tata kelola publik dan kepatuhan, badan ini menghadapi tekanan yang meningkat untuk memodernisasi prosesnya, meningkatkan penyampaian layanan, dan memastikan transparansi serta kemampuan audit yang lebih kuat.
Namun, sistem lama menciptakan tantangan operasional yang signifikan. Penyimpanan dokumen yang terfragmentasi, penanganan kasus manual, dan siklus persetujuan berbasis kertas yang lambat menghambat efisiensi. Staf kesulitan melacak dokumen, mempertahankan hak akses yang konsisten, atau mendapatkan wawasan waktu nyata tentang beban kerja kasus.
Metode tradisional badan ini tidak berkelanjutan di bawah ekspektasi layanan yang terus meningkat. Persetujuan tertunda karena alur kerja berbasis kertas, pelacakan dokumen kurang transparan, dan sistem yang terisolasi menyulitkan pemantauan kinerja departemen. Selain itu, kesiapan audit dan tata kelola data terganggu karena mekanisme kontrol akses yang tidak konsisten dan tidak adanya pengawasan digital terpusat.
Untuk mengatasi hambatan ini, badan ini bermitra dengan Crest Infosolutions dan mengadopsi DigiWorks, sebuah platform kelas enterprise yang dibangun di atas Alfresco. Solusi ini menyatukan kemampuan digital esensial termasuk pengelolaan dokumen, otomatisasi alur kerja, manajemen kasus, tanda tangan digital, pencarian cerdas, dasbor, dan manajemen hak digital (DRM). Dirancang khusus untuk kebutuhan tata kelola dan kepatuhan Brunei, DigiWorks diterapkan hanya dalam 10 bulan menggunakan pendekatan yang tangkas dan kolaboratif.
Sistem ini diintegrasikan secara mulus dengan Microsoft Office dan server email internal, memastikan gangguan minimal pada operasional harian. Keamanan diperkuat melalui kontrol akses berbasis peran dan enkripsi, memungkinkan penanganan catatan hukum sensitif yang terlindungi sambil menjaga kepatuhan terhadap kebijakan perlindungan data.
Pasca-implementasi, badan ini melaporkan hasil yang transformatif. Pekerjaan kertas manual berkurang 85%, dan siklus persetujuan dokumen dipersingkat lebih dari 50% berkat tanda tangan digital yang patuh dan alur kerja otomatis. Waktu pengambilan dokumen berkurang dari jam menjadi detik menggunakan fitur pencarian cerdas. Dasbor waktu nyata menawarkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang beban kerja dan kinerja, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih terinformasi.
Selain itu, sistem baru ini meningkatkan kesiapan audit melalui log kepatuhan terperinci dan pelacakan dokumen yang aman. Dengan keberhasilan ini, DigiWorks telah menjadi platform digital fundamental bagi badan ini, dengan rencana yang sudah berjalan untuk memperluas penggunaannya di seluruh departemen dan menskalakannya secara nasional.
