Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) berfungsi sebagai badan pemerintah inti yang bertanggung jawab untuk memodernisasi dan mendigitalkan penyampaian layanan sektor publik. Sebagai arsitek utama strategi tata kelola digital Malaysia, MAMPU mendorong transformasi melalui kebijakan inovatif, inisiatif TIK strategis, dan praktik manajemen yang efisien. Agensi ini memainkan peran sentral dalam memperkuat kapabilitas institusional, meningkatkan efisiensi operasional, dan mempelopori reformasi layanan publik yang mengutamakan digital di seluruh kementerian dan departemen.
Untuk melayani lebih dari 700 lembaga pemerintah federal secara efektif, MAMPU mencari platform yang aman dan terpusat yang dapat menyatukan manajemen catatan di bawah satu arsitektur. Solusi ini harus mendukung berbagai lembaga melalui pengaturan multi-penyewa, sambil menawarkan penanganan catatan yang terstandardisasi, kontrol keamanan yang kuat, dan skalabilitas untuk mengakomodasi adopsi tingkat nasional. Selain memenuhi persyaratan kepatuhan lokal di bawah Standar Manajemen Catatan Malaysia, platform ini harus bersifat sumber terbuka, bersertifikasi kerangka kerja tata kelola yang diakui secara internasional, dan terbukti dalam lingkungan berskala besar. Di atas segalanya, sistem ini harus memastikan akses yang konsisten dan aman terhadap informasi di seluruh ekosistem pemerintahan yang luas dan beragam.
Setelah proses evaluasi yang ketat dan tender terbuka, MAMPU memilih Alfresco Content and Governance Services sebagai platform inti untuk inisiatif catatan digital terpusat negara tersebut. Kepatuhan Alfresco terhadap standar Department of Defense 5015.2 dan rekam jejaknya dalam implementasi yang aman dan skalabel menempatkannya sebagai fondasi yang ideal. MAMPU melibatkan Crest Infosolutions untuk memimpin implementasi dan penyesuaian platform. Bersama-sama, tim menyesuaikan Alfresco untuk memenuhi persyaratan MS ISO 16175 dan membangun arsitektur multi-penyewa yang dapat mendukung kebutuhan fungsional dan kepatuhan unik masing-masing lembaga.
Keamanan menjadi inti dari implementasi ini. Autentikasi dua faktor dan integrasi dengan solusi manajemen hak digital (DRM) diimplementasikan untuk memastikan perlindungan catatan terbuka dan rahasia. Secara paralel, add-in Microsoft Office yang disesuaikan dikembangkan untuk meningkatkan kegunaan dan mendorong adopsi di kalangan personel pemerintah. Dengan peningkatan ini, platform menawarkan lingkungan yang mulus dan aman untuk mengelola dokumen resmi di seluruh lembaga dari berbagai ukuran dan mandat.
Hasil dari inisiatif ini adalah peluncuran Sistem Manajemen Dokumen Digital 2.0 (DDMS 2.0), yang diterapkan dalam infrastruktur cloud pribadi Pemerintah Malaysia. Setelah uji coba yang berhasil di tiga lembaga, platform ini meningkat pesat dan kini telah diadopsi oleh lebih dari 160 departemen pemerintah, termasuk semua kementerian federal. Lebih dari 35.000 pengguna aktif saat ini mengandalkan DDMS 2.0 untuk mengelola dan berbagi catatan secara aman.
DDMS 2.0 berfungsi sebagai repositori tunggal dan terpusat untuk dokumen terbuka dan rahasia. Pengguna pemerintah kini dapat mengakses dan bertukar catatan secara waktu nyata, terlepas dari lokasi, dalam kerangka kerja yang terkontrol dan patuh. Implementasi platform ini telah secara signifikan meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan kualitas tata kelola informasi secara keseluruhan di sektor publik Malaysia.
Didorong oleh keberhasilan dan adopsi luas DDMS 2.0, MAMPU kini merumuskan visi masa depan untuk memperluas ekosistem tata kelola digitalnya. Agensi ini berencana untuk mengembangkan platform menjadi ruang kerja digital nasional, lebih lanjut mengurangi proses berbasis kertas dan meningkatkan penyampaian layanan publik. MAMPU juga bertujuan untuk memungkinkan akses publik ke catatan terpilih melalui sistem manajemen pengetahuan, yang dirancang untuk mendukung akademisi, peneliti, dan partisipasi warga yang terinformasi. Dengan fondasi digital yang kuat, MAMPU terus memimpin jalan menuju pemerintahan Malaysia yang lebih cerdas, lebih terhubung, dan transparan.
